Gestion des documents administratifs

Plan de classification corporatif

Au lendemain de la fusion municipale de janvier 2002, le personnel de la Section de la gestion des documents et des archives du Service du greffe a commencé l'élaboration d'un nouveau plan de classification municipal. Ce plan unique et souple est structuré selon les grandes « activités municipales » et est utilisé par l'ensemble des services municipaux de la Ville de Gatineau.

La table des matières du plan de classification municipal vous permet de mieux visualiser cet outil indispensable à une saine gestion de documents.

Il est intéressant de rappeler qu'en vertu de l'article 16 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un organisme public doit :

  • classer ses documents de manière à en permettre le repérage;
  • établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés;
  • établir une liste de classement suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès.

La personnalisation

Un élément fonctionnel du plan de classification municipal est la possibilité de personnaliser le titre d'un dossier, ce qui lui apporte une grande souplesse. Les unités administratives (postes de classement) peuvent donc personnaliser un dossier, c'est-à-dire : ajouter, d'une part, de l'information spécifique après le titre officiel et, d'autre part, un nombre séquentiel à cinq caractères après le code officiel. La barre oblique sert à distinguer l'information provenant du plan de classification municipal de celle personnalisée par l'unité administrative. À titre d'exemple, le titre du dossier 1322-06, Élimination de documents du plan de classification municipal, pourrait être plus précis en étant personnalisé de la façon suivante, à savoir : 1322-06/00001 Élimination de documents/Service des finances.

Calendrier des délais de conservation

Le calendrier des délais de conservation est un outil de travail indispensable à une saine gestion de documents. C'est pourquoi la Ville de Gatineau a procédé à la révision complète de son calendrier des règles de conservation qui fut soumis pour approbation au conseil municipal puis à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ) pour approbation.

Le calendrier des délais de conservation permet à la Ville de Gatineau et à la cour municipale de Gatineau de gérer adéquatement l'ensemble de leur masse documentaire respective. Il établit de façon précise quel service municipal possède l'exemplaire principal d'un dossier donné. Il définit notamment sa période de conservation en plus de préciser au besoin s'il doit y avoir un changement de support (numérisation). Le calendrier devient donc un complément indispensable au Plan de classification municipal en établissant de façon systématique la période de vie de chaque dossier créé par l'Administration municipale.

Le plan de classification municipal ci-dessous, incluant les règles de conservation (Plan – Calendrier 2014) ainsi que ses deux annexes, demeure l'outil de gestion pour l'ensemble des documents de la Ville de Gatineau.

La Section de la gestion des documents et des archives au Service du greffe relève présentement (2014) le défi de la gestion intégrée des documents (GID). Face à cette problématique, la Ville de Gatineau s'est jointe à d'autres villes du Québec considérant que nous sommes tous confrontés à l'absence de gestion des documents numériques dans nos organisations respectives. L'objectif de cette démarche intermunicipale est donc d'analyser la situation dans un cadre informatique précis, voir les outils spécialisés pouvant répondre le mieux à nos besoins et finalement procéder à l'acquisition et à l'implantation d'un logiciel pouvant répondre à nos besoins.

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